Qué son, para qué sirven o por qué son necesarias, son algunas de las preguntas que a menudo nos hacen a los notarios sobre las Actas de Titularidad Real.
Es muy frecuente que la persona que acude a la notaria para firmar una escritura no sea más que un apoderado de la entidad y no el verdadero dueño de la empresa. En estos casos, el que comparece en la notaria es ese apoderado, mientras que los verdaderos titulares de la operación no constan en el documento. Esta situación podría favorecer en algunos supuestos la intervención de testaferros y el blanqueo de capitales. Por este motivo, los notarios, en nuestra condición de colaboradores en la prevención del blanqueo de capitales, estamos legalmente obligados a no admitir la formalización de escrituras o pólizas, si el compareciente no identifica debidamente a los titulares reales de la persona jurídica a la que representa.
Por tanto, las actas de titularidad real son documentos notariales en los que el compareciente identifica a los titulares reales de las sociedades u otras personas jurídicas, que en definitiva son generalmente las personas físicas propietarias de esa sociedad por poseer una cantidad relevante de las acciones o participaciones en que se divide su capital, o bien las que de alguna manera ejercen el control sobre las mismas. Los titulares reales son en consecuencia los dueños de la persona jurídica o los que ejercen el control sobre ella y por tanto los que resultarán beneficiados por el negocio que se va a realizar.
Constancia formal
La forma de identificar a los titulares reales ha sufrido modificaciones desde que surgió por primera vez esta obligación con la Ley 10/2010. Actualmente, la identificación del titular real tiene que hacerse siempre en escritura pública notarial y lo recomendable es que se realice en un documento independiente que será el acta de titularidad real.
Conveniencia de conservar el acta de titularidad real
Una vez formalizada el acta de titularidad real conviene conservarla debidamente con las demás escrituras de la sociedad, ya que será válida para cualquier operación que se haga en el futuro mientras los datos que contenga no varíen. En caso de que se modifique posteriormente la composición de los socios de la persona jurídica, será necesario otorgar una nueva acta.
Tres formas de identificación
El artículo 8 del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, establece las reglas generales para determinar quiénes tiene la consideración de titulares reales. De las mismas resulta que los titulares reales de la sociedad serán siempre personas físicas y pueden ser una o varias. El titular real puede serlo por control, por posesión o por administración.
Es titular real POR CONTROL la persona física que posee más del 50% del capital social o derechos de voto. Esto ocurre si la persona física es titular de las acciones o participaciones de la sociedad (control directo). Pero también ocurre si el individuo es titular de las acciones o participaciones de otras sociedades que a su vez son titulares de las acciones o participaciones de la primera (control indirecto). También será titular real por control, la persona física que a través de acuerdos o disposiciones estatutarias o por otros medios, ejerza el control, directo o indirecto, de la gestión de una persona jurídica.
Es titular real POR POSESIÓN la persona física que ostente más de un 25% del capital social o derechos de voto, ya sea de forma directa o por participación en otras entidades que participen en la primera, es decir de forma indirecta. Por lógica nunca podrá haber más de 3 personas físicas que posean más de un 25% del capital social o de los derechos de voto.
Es titular real POR ADMINISTRACIÓN el que ejerce el control de la sociedad como administrador de la misma, pero siempre que no se dé ninguno de los supuestos anteriores. En este caso será titular real el administrador único o el consejero delegado, o incluso todos los miembros del órgano de administración.
Casos especiales
Aunque nos hemos referido a sociedades, también será necesario identificar al titular real en otras personas jurídicas. Así por ejemplo, en el caso de FUNDACIONES serán titulares reales las personas físicas que posean o controlen al menos un 25% de los derechos de voto del patronato y si no hubiera ninguna, lo serán todos los miembros del patronato.
En el caso de ASOCIACIONES serán titulares reales las personas físicas que posean o controlen al menos un 25% de los derechos de voto del órgano de representación y si no hubiera ninguna, lo serán todos los miembros del órgano de representación o de la Junta Directiva.
Requisitos
- Documentos de identificación de la persona física que interviene y de la persona jurídica a la que representa: por regla general, las personas físicas españolas bastará que presenten su D.N.I. y los extranjeros el N.I.E. con fotografía o bien el N.I.E. sin fotografía acompañado de pasaporte o tarjeta de residencia de su país de origen. Cuando intervengan sociedades u otras personas jurídicas, además de los documentos que identifican a la persona física que las representa, deberán presentarse los que identifican a la persona jurídica. Estos documentos son, en el caso típico de las sociedades: escritura de constitución, escritura en la que se contiene el nombramiento del representante como administrador o consejero (podría coincidir con la de constitución) Todos los documentos deberán ser originales. Cuando se trate de casos distintos de los mencionados o existan circunstancias especiales, consúltenos previamente.